Comprar licencias de IA no es adoptar inteligencia artificial en tu empresa.
Muchas empresas colombianas cayeron en la trampa publicitaria de creer que adoptar inteligencia artificial era tan simple como pagar licencias y repartir accesos. Muchas incluso pensaron que sus colaboradores, por arte de magia, iban a empezar a usar estas herramientas para resolver sus problemas del día a día.
En equipos de tecnología, publicidad o desarrollo web la cosa fluyó porque ya están acostumbrados a probar software todo el tiempo. Pero en la mayoría de los negocios (donde los procesos son tradicionales y el ritmo de trabajo es pesado), la historia fue totalmente diferente.
Algo quedó claro: nadie quiere dejar de hacer lo que está haciendo para ver si algo nuevo funciona.
Si las personas no entienden exactamente en qué tareas habituales puede apoyar la IA o simplemente no tienen la disposición ni el espacio para cambiar su forma de trabajar, la novedad de una licencia de IA se apaga en cuestión de semanas.
Comprar la herramienta es fácil; lograr que se use es donde casi todos fallan.
¿Por qué comprar una licencia de IA no es suficiente?
Darle una licencia a alguien solo le abre la puerta a tener que aprender a usar un programa nuevo. No le ayuda a agilizar su trabajo desde el inicio y en ocasiones incluso le exige tiempo para aprender a usarla de manera adecuada.
Entregar una cuenta básica de ChatGPT o Copilot sin guía es obligar a tus colaboradores a tratar de encontrar soluciones a problemas que no saben identificar por sí mismos.
Microsoft Research analizó a 40.164 empleados a los que se les entregó Copilot en 11 empresas globales durante nueve meses.
¿El resultado?
Solo 7.831 personas usaron la herramienta más de 100 veces en sus primeras 20 semanas.
Esto significa que menos del 20% de los usuarios la usó unas 5 veces a la semana.
Por otro lado, el gobierno británico le entregó 20.000 licencias a sus funcionarios. Luego de un esfuerzo inicial de acompañamiento, reportaron un 83% de “usuarios activos”, es decir, usuarios que hubieran abierto la herramienta tan solo una vez en un mes completo.
Eso no es adoptar; es curiosear.
Ambos estudios dicen la verdad desde ángulos diferentes. Uno mide la transformación real de los hábitos laborales y el otro solo cuenta los accesos esporádicos.
Entre el 19,5% de uso constante y el 83% de uso casual está la brecha donde las empresas pierden dinero.
Usar herramientas IA no significa automáticamente trabajar mejor
Un estudio de Microsoft Research observó que los usuarios intensivos hicieron un 21,2% más de acciones en sus aplicaciones, pero los propios investigadores advierten: “No podemos medir directamente cómo se distribuye el tiempo ni obtener medidas perfectas de productividad” (Yu y otros, 2026).
Hacer más clics o generar más borradores no significa entregar mejores resultados en menos tiempo.
La verdadera adopción de la inteligencia artificial consiste en integrar la herramienta de forma natural en tareas súper específicas del día a día.
Se logra cuando hacer esa tarea sin la IA se siente incómodo, largo y tedioso. Este cambio no ocurre solo; se construye paso a paso, persona por persona y proceso por proceso.
¿Cómo hago que mi equipo adopte la IA y la use?
Para que tu equipo adopte la IA de verdad no necesitas inversiones millonarias en tecnologías o infraestructuras. De hecho, las acciones que marcan la diferencia entre adoptar y usar suelen ser mucho más baratas que el precio de las propias licencias empresariales.
En Norter hemos definido una metodología simple a partir de nuestra experiencia trabajando con empresas del mercado que ya están en una etapa avanzada. Estos son algunos consejos:
Define casos de uso de IA para cada área
Decirle a tus colaboradores que “usen la IA para lo que necesiten” es la receta perfecta para el fracaso si no están realmente preparados para entender su uso en sus puestos de trabajo.
Es mejor demostrarle a un colaborador cómo uno de sus compañeros identificó un problema y se apalanca en la IA para solucionarlo, que tenerlo todo un día en una reunión recibiendo información sobre todo lo que puede hacer una herramienta nueva de la que todo el mundo habla en internet.
Inicia por decirle a cada área de tu empresa que tome dos o tres casos específicos de lo que hace día a día de manera repetitiva.
Por ejemplo:
- El equipo comercial debe preparar propuestas para sus clientes constantemente.
- El área de cartera debe identificar facturas no pagadas.
- El área de gestión humana debe analizar múltiples hojas de vida y clasificarlas.
- El equipo de marketing debe analizar cientos de datos para generar informes.
- La gerencia debe tener toda la información de la empresa a la mano.
- Todas las áreas deben redactar correos cuidando el lenguaje corporativo de la empresa.
Cuando están conscientes de los procesos que pueden solucionar con IA, las personas saben exactamente cuándo abrir la herramienta y para qué usarla.
Formación y capacitación práctica en IA
Muchas empresas en el medio ofrecen webinars y capacitaciones virtuales de cómo funciona una herramienta como Copilot, ChatGPT o Claude.
Pedirle al proveedor de una herramienta una capacitación es pedirle que muestre lo bonita que es la tecnología, no siempre enseñan a trabajar con ella en problemas reales, hablan más de lo que pueden hacer que de lo que puede lograr e incluso hablan de lo magnífica que será tu empresa cuando haya adoptado esta tecnología.
En Norter pensamos que más que la tecnología, lo que sirve es la formación útil.
La formación útil no se hace con una capacitación de dos horas, se hace metiéndose de lleno en las tareas diarias y con los documentos reales del equipo, entendiendo sus necesidades y haciendo pruebas, ensayos y aprendiendo de los errores.
Entender la diferencia entre un prompt y una petición puede generar resultados extraordinarios e incentivar al colaborador a querer usar más la tecnología.
La capacitación tiene resultados distintos en la adopción de la IA:
Según la London School of Economics, el 93% de las personas que reciben capacitación práctica integran la IA en su trabajo, comparado con solo el 57% de quienes no la reciben y terminan descubriendo cómo usarla por sí mismos.
Una buena capacitación puede hacer la diferencia entre adoptar la tecnología, y usarla para responder dudas puntuales.
Soporte para las dudas y un equipo de apoyo preparado
Las dudas reales sobre una herramienta de IA aparecen cuando la persona intenta usarla en su trabajo, no durante la sesión de formación.
Si alguna vez has hablado con un equipo de trabajo sobre una nueva herramienta seguro utilizas la frase:
“Si nadie dice nada, asumiré que está quedando todo claro”.
Y es verdad, en una presentación dirigida y preparada pocas cosas pueden salir mal. Sin embargo, cuando las personas se enfrentan a las herramientas pueden surgir preguntas sencillas o tan complejas, que de no ser resueltas a tiempo generan fricción en la adopción.
Siempre debe haber en tu empresa alguien que tenga el conocimiento y esté dispuesto a solucionar dudas a los demás compañeros.
El estudio del London School of Economics demostró que, si en ese momento no hay a quién preguntarle, la persona vuelve a hacer el proceso como siempre lo ha hecho y debido a su frustración, probablemente no lo vuelva a intentar con IA.
Sin un buen acompañamiento la curva de aprendizaje es mucho más pronunciada.
Permiso explícito e informado para usar la IA
Como empresas debemos tener esta conversación con nuestros empleados: se permite o no se permite el uso de IA en la organización.
Muchas empresas que nos han pedido consultoría nunca han hablado con sus empleados acerca del uso de IA en sus tareas. No saben quién la usa, cómo, para qué o si lo hace de manera segura.
Parece una conversación obvia, pero casi nadie la ha tenido.
Las mismas áreas legales de la empresa no saben si es seguro subir un contrato, analizar una base de clientes o un estado financiero con IA, y sobre todo, no saben si tiene alguna implicación que sus empleados lo hagan a escondidas.
Establece protocolos para la seguridad de la información
La seguridad, las pocas normativas y el desconocimiento de cómo funciona la IA son los principales agentes de fricción para la adopción de esta nueva tecnología en Colombia.
La preocupación por la seguridad y el manejo de datos sensibles, el desconocimiento del funcionamiento de las herramientas y el poco entendimiento de normativas legales reducen los beneficios percibidos de la IA en una parte de los casos.
Muchas empresas no han establecido protocolos ni han hablado con sus empleados de cómo usar la IA de manera segura para no exponer datos sensibles de la organización.
Y si piensas que esto sucede solo en empresas pequeñas o pymes, no es así.
Grandes empresas de Colombia con las que hemos hablado, han tardado en adoptar la inteligencia artificial no solo por desconocimiento de las herramientas, sino debido al bloqueo de equipos legales o de TI que no tienen protocolos para su uso.
Debemos recordar que Colombia es un país que se demora un poco en regular y adoptar nuevas tecnologías. A la velocidad que va la IA, esperar a que haya protocolos de uso estándares para las empresas puede hacer que la competencia tome gran ventaja en el mercado.
Una política corta, que diga qué información se puede usar y cuál no, con la Ley 1581 como marco, da más tranquilidad que contratar otra capacitación.
¿Ya compraste licencias de IA y necesitas saber por dónde empezar?
Si ya compraste licencias de IA para algunos de tus empleados, felicitaciones. Ese pensamiento es el que hace la diferencia entre las empresas que esperan y las empresas que innovan.
Esta es una lista de consejos rápidos para empezar a trabajar con IA si tu equipo ya tiene licencias:
- Identifica al entusiasta tecnológico de la empresa. No siempre el de TI debe encargarse de estos temas, a veces el de marketing que está expuesto a redes todo el tiempo o el que instaló la aplicación por moda, ya aprendieron mucho de las herramientas. Ellos pueden hablarle a tu equipo en su mismo idioma.
- Elige un área, no toda la empresa. No todas las áreas tienen el tiempo y la disposición para aprender sobre una nueva herramienta. Selecciona la que tenga más trabajo repetitivo, la que tenga más empleados haciendo la misma tarea o la que necesita analizar más información existente.
- Mide cuánto tardan hoy en hacer sus tareas. Establecer una línea base sobre el tiempo de la tarea es fundamental. Sin esa línea de base no hay forma de saber después si algo mejoró. Es también uno de los primeros pasos de la metodología de Norter.
- Define con el equipo cómo se hace cada tarea con la herramienta. Dale una formación práctica que le muestre cómo solucionar una tarea. Deja que descubra la herramienta usándola en casos reales.
- Mide los resultados. Si las tareas tardan menos, si las personas aprendieron nuevas formas de usar la IA, si hay nuevos procesos y ya hay un caso para extender a la siguiente área, ya tenemos datos para decir que la IA funciona en nuestra organización. Si no, ya hay datos para decidir qué licencias sobran y si realmente es la IA que no ayuda o son personas reacias al cambio.
Las licencias de IA que nadie usa casi nunca son un problema de la herramienta. Son la señal de que faltó definir en qué tareas usarla, enseñar a usarla con el trabajo real y acompañar al equipo mientras cambia su forma de trabajar. Ese acompañamiento, área por área, es el trabajo que hace Norter.
Leímos estos artículos antes de hablarte sobre la adopción de la IA en las empresas.
- Yulin Yu, Yan Chen, Rui Hu, Siddharth Suri y Scott Counts, Adoption of Generative AI in the Workplace: Increasing and Shifting the Balance of Productivity and Communication Activity, Microsoft Research, agosto de 2026 (40.164 usuarios habilitados en 11 empresas, enero a septiembre de 2024).
- Government Digital Service, Microsoft 365 Copilot Experiment: Cross-Government Findings Report, junio de 2025 (20.000 licencias en 12 entidades, del 30 de septiembre al 31 de diciembre de 2024).
- London School of Economics, The Inclusion Initiative y Protiviti, Bridging the Generational AI Gap, octubre de 2025.
